Code de conduite - Operation Smile Canada

ABSENCE D’AFFILIATION À LA POLITIQUE OU À LA RELIGION
Tous les organismes agissant sous la marque de Operation Smile doivent clairement indiquer l’absence d’affiliation à la politique ou à la religion en toutes circonstances.
TOLÉRANCE ZÉRO À L’ÉGARD DE LA FRAUDE ET DE LA CORRUPTION
Operation Smile adhère au principe de tolérance zéro en matière de fraude et de corruption et exige de son personnel et de ses bénévoles qu’ils agissent à tout moment avec honnêteté et intégrité et qu’ils protègent les biens dont ils sont responsables. La fraude et la corruption constituent une menace permanente pour les biens et la réputation de Operation Smile et doivent donc être une préoccupation pour tous les membres du personnel et les bénévoles. Chaque entité de Operation Smile doit enquêter et, si nécessaire, prendre des mesures, y compris des mesures juridiques, à l’encontre de toute personne qu’elle a de bonnes raisons de soupçonner de fraude, de corruption ou d’autres gains indus.
1. Chaque organisme agissant sous la marque de Operation Smile doit mettre en œuvre une politique de lutte contre la corruption. Cette politique comprendra au minimum :
  - Une position contre les pots-de-vin
  - Une position contre le blanchiment d’argent
  - Une position contre la fraude
2. Les processus internes et les systèmes de contrôle doivent être développés et renforcés afin de prévenir, de détecter et de prendre des mesures contre la fraude et la corruption potentielles. Le terme de fraude est utilisé pour décrire toute une série d’activités telles que la tromperie, la corruption, la falsification, l’extorsion, le vol, la conspiration, le détournement de fonds, l’appropriation illicite, les fausses déclarations, la dissimulation de faits importants et la collusion. Elle implique l’acte de tromperie de l’organisation afin d’obtenir un avantage personnel ou collectif, d’éviter une obligation ou de causer une perte. La corruption consiste à obtenir malhonnêtement un avantage d’un tiers en abusant d’un pouvoir conféré à des fins privées. Ni la fraude ni la corruption ne se limitent à des avantages monétaires ou matériels, mais peuvent également inclure des avantages immatériels tels que le statut ou l’information.
Le principe de tolérance zéro comprend également une prise de position contre :
1. Le favoritisme et le népotisme : favoriser une personne ou un groupe au détriment d’autres personnes.
2. Le blanchiment d’argent : l’utilisation de transactions financières légales pour cacher ou se débarrasser d’argent ou de biens provenant d’activités criminelles.
TRANSPARENCE
Chaque organisation d’Operation Smile doit maintenir la transparence envers les autres entités d’Operation Smile et envers le public local. La transparence inclut, mais n’est pas limitée à :
1. Maintenir une page web avec des informations précises et mises à jour en ce qui concerne :
  - Les coordonnées
  - Informations financières officielles
  - Le nom de l’auditeur
  - La vision et la mission
  - Description des activités
  - Une liste des noms de tous les membres/directeurs/membres du comité exécutif ou administrateurs et de leurs responsabilités.
  - Le présent code de conduite
2. La comptabilité de l’organisation doit être transparente en ce qui concerne le pourcentage des fonds utilisés pour l’administration, la collecte de fonds et les programmes.
3. Chaque organisation doit présenter un rapport annuel accessible à tous, qui contient la liste des membres du conseil d’administration et du personnel de l’organisation, une description de sa mission, des informations sur les activités du programme et des informations financières comprenant, au minimum, le total des recettes, des dépenses et des actifs nets à la fin de l’année.
4. Les informations fournies sur l’organisation aux donateurs, aux membres, aux clients, au personnel et au grand public doivent être exactes et opportunes.
GESTION DES RESSOURCES HUMAINES
Operation Smile veillera à protéger et à entretenir sa ressource la plus précieuse : ses employés et ses bénévoles.
1. Toutes les organisations d’Operation Smile doivent maintenir un environnement qui protège la santé et la sécurité des employés et des bénévoles.
2. Tous les employés et bénévoles seront traités avec respect et compassion.
3. Les employés et les bénévoles ne feront pas l’objet de harcèlement ou d’intimidation sur le lieu de travail.
4. Les employés sont sélectionnés et rémunérés sur la base de leur capacité à effectuer le travail et aucune distinction, exclusion ou préférence n’est faite pour d’autres motifs, tels que (mais sans s’y limiter) la race, la couleur, le sexe, la religion, l’opinion politique, l’âge, le handicap, l’appartenance à un syndicat et l’orientation sexuelle.
5. Les politiques en matière de ressources humaines doivent être disponibles sous forme écrite et mises en œuvre en conséquence. La rémunération et les autres facilités offertes au personnel doivent être clairement définies dans ces politiques.
6. Operation Smile doit offrir à ses membres et à ses employés un environnement favorable et des possibilités de développement personnel.
DÉNONCIATION
Operation Smile Incorporated a mis en place une fonction de dénonciation qui permet à tout employé, partenaire ou donateur de signaler de manière anonyme une mauvaise utilisation des actifs d’Operation Smile ou une conduite illégale. Cette personne sera protégée contre toute forme de harcèlement, d’intimidation, de discrimination ou de représailles pour avoir fait un tel rapport en toute bonne foi. Chaque entité d’Operation Smile a la responsabilité de fournir des informations concernant la fonction de dénonciation ouvertement sur le site web de l’organisation.
GESTION ET AUDITS
Toutes les entités d’Operation Smile doivent exercer une bonne gouvernance interne, en mettant l’accent sur la transparence et la responsabilité. L’organisation sera responsable de ses actions et de ses décisions, non seulement devant ses agences de financement et le gouvernement, mais aussi devant les personnes qu’elle sert, son personnel et ses membres, les organisations partenaires et le public en général. L’autorité, la responsabilité et l’obligation de rendre compte entre les employés et les membres du conseil d’administration doivent être clairement définies.
1. Les mécanismes de contrôle interne doivent comprendre des procédures pour
  - L’autorisation appropriée – par exemple, la définition des niveaux d’autorisation
  - La séparation des tâches – par exemple, tous les paiements et remboursements doivent être autorisés par deux personnes
  - Une documentation adéquate et des politiques de conservation des documents
  - Audits indépendants sur la conformité
  - Contrôle et assurance de la qualité pour toutes les activités médicales
L’organisation doit respecter les normes professionnelles de comptabilité et les procédures d’audit prévues par la loi de son pays, et satisfaire à toutes les exigences en matière de finances et de rapports.

L’organisation doit tenir une comptabilité appropriée et préparer des états financiers annuels des recettes et des dépenses. Un rapport annuel doit être préparé, contenant la description et le budget des activités et des projets au cours de l’année financière écoulée, ainsi qu’une déclaration sur la manière dont ces activités ont contribué à la réalisation des objectifs généraux d’Operation Smile.

L’exactitude des rapports financiers doit faire l’objet d’un audit par un auditeur indépendant et qualifié. Les rapports d’audit sont mis à la disposition des autres entités d’Operation Smile et une copie est conservée au siège d’Operation Smile.

Les documents relatifs aux pistes d’audit requises doivent être conservés pendant au moins cinq ans au siège social.
1. Gestion des risques liés aux actifs : Il convient d’examiner chaque année les risques potentiels pour les actifs importants de l’organisation, tels que ses biens, sa bonne volonté et ses principaux programmes et activités, et de prendre des décisions sur les moyens les plus appropriés de protéger ces actifs contre les pertes.
2. Chaque organisation doit disposer de procédures écrites et accessibles à tous pour la sélection de ses fournisseurs et de ses partenaires. L’acquisition de biens, de travaux et de services doit être effectuée conformément aux principes internationalement acceptés et aux bonnes pratiques en matière d’acquisition.
3. L’entité d’Operation Smile doit utiliser des comptes bancaires enregistrés pour les flux d’argent lors de chaque transaction.
4. L’organisation doit procéder à une évaluation régulière de son mode de fonctionnement et de la mesure dans laquelle les objectifs définis sont atteints. (Mesures de performance)
5. Conflits d’intérêts
  Tous les conflits d’intérêts impliquant des employés (ou des familles d’employés) doivent être divulgués par écrit au superviseur de l’employé et à son supérieur hiérarchique, et l’employé ne doit pas prendre part aux décisions liées à la transaction.
6. Collecte de fonds
  Chaque entité d’Operation Smile doit exercer une collecte de fonds responsable. Les contributions doivent être utilisées à des fins conformes à l’intention du donateur et aux messages utilisés pour solliciter les fonds.
STRUCTURE DU CONSEIL D’ADMINISTRATION ET GESTION
Le conseil d’administration et les administrateurs ont la responsabilité première de veiller à ce que l’entité Operation Smile remplisse ses obligations vis-à-vis de la loi, de ses donateurs, de son personnel et de ses bénévoles, de ses patients et du public en général. Le conseil d’administration doit protéger les actifs de l’organisation et veiller à ce que ses ressources financières, humaines et matérielles soient utilisées de manière appropriée pour poursuivre la mission de l’organisation. Le conseil travaillera également avec Operation Smile International pour définir la vision et la mission de l’organisation et établir les politiques générales et la direction stratégique qui permettent à l’organisation de remplir l’objectif d’Operation Smile. Les membres du conseil doivent évaluer leurs performances en tant que groupe et en tant qu’individus au moins tous les trois ans, et doivent disposer de procédures claires pour révoquer les membres du conseil qui ne sont pas en mesure d’assumer leurs responsabilités. Chaque conseil doit établir des politiques et des procédures claires fixant la durée des mandats et le nombre de mandats consécutifs qu’un membre du conseil peut exercer.
POLITIQUE D’ENTREPRISE
Les entités d’Operation Smile s’efforceront de coopérer avec des entreprises qui suivent la Convention des Nations Unies sur les droits de l’enfant, les principes de l’Impact global des Nations Unies, tels que la Déclaration des droits de l’homme des Nations Unies, les règlements et procédures de l’OIT, la Convention des Nations Unies contre la corruption et les Principes directeurs de l’OCDE à l’intention des entreprises multinationales :
1. Respectent les droits de l’homme
2. Assument la responsabilité des droits de l’enfant
3. Assument la responsabilité de l’environnement.
Avant de s’engager dans une coopération avec un partenaire externe, l’entité d’Operation Smile doit évaluer si le partenariat peut entraîner des conséquences négatives pour Operation Smile dans un autre pays, telles qu’un impact négatif sur la marque. Si c’est le cas, l’entité d’Operation Smile s’abstiendra de s’engager dans le partenariat.
RESPONSABILITÉ ENVIRONNEMENTALE
Toutes les entités d’Operation Smile doivent soutenir une approche prudente des défis environnementaux et entreprendre des initiatives visant à promouvoir une plus grande responsabilité environnementale pour notre planète.
POLITIQUE DE PROTECTION DE L’ENFANCE
La politique de protection de l’enfance s’applique à l’ensemble du personnel, des associés, des bénévoles, des visiteurs et des responsables d’Operation Smile, qui doivent se conformer à ses exigences. L’objectif est que cette politique établisse une norme mondiale minimale pour toutes les parties prenantes d’Operation Smile. Lorsque la loi ou les pratiques locales l’exigent, les entités d’Operation Smile peuvent renforcer les normes énoncées dans cette politique. Cette politique s’appuie sur un ensemble de principes dérivés de la Convention des Nations Unies relative aux droits de l’enfant, notamment
1. Tous les enfants ont des droits égaux à la protection contre la maltraitance et l’exploitation.
2. Chaque enfant a un droit fondamental à la vie, à la survie et au développement.
3. Tous les enfants doivent être encouragés à réaliser leur potentiel, et l’inégalité et la discrimination doivent être combattues.
4. Les enfants se verront garantir le droit d’exprimer librement leur opinion, qui sera dûment prise en compte en fonction de leur âge et de leur degré de maturité. Nous n’exercerons aucune discrimination à l’encontre de l’enfant. L’enfant sera traité avec respect, indépendamment de son sexe, de sa nationalité ou de son origine ethnique, de ses convictions religieuses ou politiques, de son âge, de sa santé physique ou mentale, de ses préférences sexuelles et de son identité de genre, de son milieu familial, socio-économique et culturel, ou de tout antécédent de conflit avec la loi.
5. Tout le monde a la responsabilité de soutenir les soins et la protection des enfants.
6. Operation Smile a des responsabilités particulières envers les enfants qui entrent en contact avec elle. Aucun enfant ne doit subir de préjudice du fait de son engagement auprès d’Operation Smile, en tant que bienfaiteur de nos services ou dans le cadre du matériel de communication et de collecte de fonds d’Operation Smile.
7. Ces responsabilités particulières s’étendent aux personnes ou organisations associées à Operation Smile. Par conséquent, chaque entité d’Operation Smile a la responsabilité de s’assurer que toute personne travaillant ou associée au travail d’Operation Smile soit consciente des dispositions de cette politique et y adhère.
NORMES MONDIALES DE SOINS
Chaque entité d’Operation Smile est chargée de veiller à ce que toutes les activités médicales effectuées par l’entité respectent les normes médicales définies par les normes mondiales de soins d’Operation Smile. Il incombe également à l’entité d’Operation Smile de veiller à ce que les bénévoles inscrits par l’intermédiaire de ce bureau soient informés de ces normes et les respectent.